KONSEP DAN
FUNGSI MANAJEMEN KOMUNIKASI ORGANISASI
Mempelajari hakikat komunikasi diperlukan pendekatan atau asumsi
yang tepat dan relevan, menurut Gary Cronkhite ada empat pendekatan atau asumsi
pokok untuk memahami tentang komunikaasi, yaitu: kominikasi merupakan suatu
proses (communication is a proses), komunikasi adalah suatu pertukaran
pesan (communication is transperence of message), komunikasi merupakan
interaksi yang bersifat mulitidimensional (communication is multi
dimensional), komunikasi merupakan interaksi yang mempunyai tujuan tertentu
atau maksud ganda (communication is multi-purposefull).
1.
Konsep
Komunikasi
Menurut Anwar Arifin dalam bukunya Ilmu Komunikasi; Sebuah
Pengantar Ringkas (Rajawali Pers:1988), komunikasi dibedakan berdasarkan:
a.
Komunikasi
sebagai proses social
Komunikasi ini berkaitan dengan perubahan soisl (social change),
misalnya mampu mempengaruhi atau mengubah sikap, prilaku, dan pola pikir
masyarakat, terutama dalam menerima ide, gagasan, informasi dan teknologi baru.
Contoh iklan televisi yang berpengaruh terhadap pola konsumsi masyarakat.
b.
Komunikasi
sebagai peristiwa
Komunikasi merupakan suatu gejala atau berkaitan dengan suatu
peristiwa. Oleh karena itu komunikasi dapat dibedakan berdasarkan waktu,
lokasi, dan kawasan. Hal yang samaa juga terjadi pada komunikasi yang berkaitan
dengan peristiwa dunia bisnis, dan lintas budaya yang artinya komunikasi yang
terjadi antara masyarakat yang mempunyai kebudayaannya masing-masing. Contohnya
komunikasi yang berkaitan dengan peristiwa politik, perdagangan, keagamaan,
kesenian tradisional, dan lain sebagainya.
c.
Komunikasi
sebagai ilmu
Komunikasi sebagai ilmu misalnya berkaitan dengan etnografi
(bahsa) komunikasi, sosiologi (kemasyarakatan) komunikasi, psikologi
komunikasi, dan teknologi komunikasi. Komunikasi sebagai ilmu harus memenihi
unsure-unsur, pengetahuan (knowledge), tersusun secara sistematis, menggunakan
penalaran, dapat dikontrol secara kritis, dan objektif.
d.
Komunikasi
sebagai kiat-kiat dan ketrampilan khusus
Komunikasi disini dipandang sebagai skill atau ketrampilan
tertentu dalam dunia public relations/humas. Misalnya berkampaye,
berpromosi, publikasi dan lain sebagainya.
2.
Manajemen
Komunikasi Organisasi
Salah satu prilaku manusia yang membedakannya dengan makhluk lain
adalah penggunaan simbol-simbol untuk berkomunikasi antar sesame manusia. Dalam
organisasi terdapat komunikasi antar pribadi dan antar manajemen. Artinya
komunikasi merupakan basis untuk mengadakan kerjasama, interaksi dan untuk
menebarkan pengaruh dalam manajemen organiasai, misalnya dalam hal:
a.
Pengambilan
keputusan berdasarkan informasi yang diterima dengan akurat serta jelas
sumber-sumbernya.
b.
Menyampaikan
informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan.
c.
Memegang
peranan penting dalam proses kepengawasan sebab kalau informasi yang
diterimanya tidak akurat maka fungsi pengawasan tidak dapat dilaksanakan secara
tepat dan realistis.
d.
Untuk
menetapkan sasaran dan tujuan: yaitu perlunya kesatuan pendapat atau konsesnsus
bersama, baik secara individu maupun untuk pencapaian sasaran dan tujuan utama
perusahaan/organisasi.
3.
Jaringan
Komunikasi
Organisasi terdiri dari orang-orang yang menduduki suatu posisi
atau peran tertentu. Diantara orang-orang tersebut terjadi pertukaran pesan
atau informasi melalui jaringan informasi (communication networking).
Suatu jaringan komunikasi akan berbeda dalam satu sistem dan truktur antara
satu organisasi dengan organisasi lainnya. Peran individu dalam sistem
komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu
lainnya, maka hubungan tersebut akan ditentukan oleh pola hubungan interaksi
individu dengan arus informasi dalam jaringan sistem komunikasinya. Menurut
Stephens P. Robbions dalam bukunya Organization
Behaviour: consepts, controversies, and applications. New Jersey, (1983)
ada lima model jaringan komunikasi dalam organisasi, yaitu:
a.
Model
Rantai (Chain)
Model jaringan ini hanya dikenal sebagai sistem komunikasi arus ke
atas (upward) dank e bawah (downward). Artinya model tersebut menganut model
hubungan komunikasi garis langsung (komando) baik ke atas maupun ke bawah tanpa
terjadi sauatu penyimpangan. Model ini banyak dianut pada jaringan komunikasi
dalam manajemen militer, laporan keuangan (acaunting), pembayaran gaji
(payroll) dan lain sebagainya yang bersifat kaku.
b.
Model
Roda (Wheel)
Sitem jaringan komunikasi di sini menjadikan semua laporan,
intruksi, perintah kerja dan kepengawasan terpusat satu orang yang memimpin
dengan empat bawahan atau lebih.
c.
Model
Lingkaran (Circle)
Model ini semua anggota/staf bisa terjadi interaksi tetapi tanpa
ada kelanjutannya pada tingkatan yang lebih tinggi dan hanya terbatas pada
setiap level. Misalnya komunikasi sesame bawahan, bawahan dengan atasannya
langsung.
d.
Model
Saluran bebas (All-chanel)
Model komunikasi ini merupakan pengembangan dari model lingkaran (circle).
Di dalam model ini semua tingkatan dalam jaringan tersebut dapat melakukan
interaksi timbal balik tanpa melihat siapa yang menjadi tokoh sentralnya. Semua
saluran komunikasi tidak dibatasi dan setiap staf/bawahan bebas melakukan
interaksi dengan berbagai pihak/pimpinan atau sebaliknya.
e.
Model
Huruf “Y”
Model ini tidak jauh dari model rantai, yaitu satu supervisor
memiliki dua bawahan dan dua atasan yang mungkin berbeda devisi/ departemen.
DR. Arni Muhammad dalam bukunya yang berjudul Komunikasi
Organisasi, (Bumi Aksara, Jakarta 1992) menyatakan bahwa dari hasil
analisis jaringan komunikasi tersebut dapat diketahui bentuk hubungan atau
koneksi orang-orang dalam organisasi dengan kelompok tertentu. Juga dapat
diketahui terbuka atau tidaknya satu kelompok dengan kelompok lainnya serta
orang-orang yang memegang peranan utama dalam suatu organisasi. Dengan demikian
jaringan komunikasi memiliki enap peranan, yaitu:
a.
Opinion
leader (pimpinan formal dalam organisasi)
b.
Gate
keepers (individu yang mengontrol arus
informasi)
c.
Cosmopolites
(fungsi humas dengan public eksternal)
d.
Bridge (anggota kelompok yang menghubungkan antar kelompok)
e.
Liaison (peranya hampir sama dengan bridge tetapi yang bersangkutan bukan
anggota kelompok dan bertindak sebagai penghubung)
f.
Isolate (anggota yang memiliki kontak minimal/diasingkan dalam satu
organisasi)
4.
Strategi
Komunikasi PR
Pelaksanaan strategi PR menurut Cutlip, Center & Broom
(2000:424) yang kemudian dikenal dengan istilah “7-Cs PR Communications” adalah
a.
Credibility (kredibilitas)
Artinya komunikasi dimulai dari suasana saling percaya yang
diciptakan oleh komunikator secara sungguh-sungguh untuk melayani publiknya
yang memiliki keyakinan dan respek.
b.
Contex (Konteks)
Menyangkut sesuatu yang berhubungan dengan lingkungan kehidupan
social, pesan yang harus disampaikan dengan jelas serta partisipatif.
c.
Conten (isi)
Pesannya menyangkut orang banyak sehingga dapat diterima sebagai
sesuatu yang bermanfaat secara umum.
d.
Clarity (kejelasan)
Pesan harus disusun dengan jelas mudah dimengerti serta memiliki
pemahaman yang sama antara komunikator dengan komunikan dalam hal maksud, tema,
dan tujuan semua pihak.
e.
Continuity and Consistency (Kontinuitas dan Konsistensi)
Komunikasi dilakukan secara berulang-ulang dengan berbagai variasi
pesan. Dengan cara demikian untuk mempermudah proses belajar, membujuk dan tema
dari pesan tersebut harus konsisten.
f.
Chanels (Saluran)
Menggunakan saluran media yang tepat dan terpercaya serta dipilih
oleh khalayak sebagai target sasaran.
g.
Capability
of the Audience (Kapabilitas
Khalayak)
Komunikasi akan bermanfaat bagi masyarakat apabila berkaitan dengan
factor-faktor kebiasaan dan peningkatan kemampuan membaca dan pengembangan
pengetahuan.
5.
Pengolahan
Data dan Informasi
Menurut Ir.
Kusmartono, D, MPA data dan informasi adalah faktor kadar yang berdiri
sendiri-sendiri (kata-kata, angka-angka, gambar, simbol, dan sebagainya) jika
dikumpulkan serta diolah akan menghasilkan suatu pengertian. Pengertian itu
disebut informasi, yang dimanfaatkan penerimanya guna menambah pengetahuan,
pengertian, dan intelegensinya. Dari definisi tersebut dapat disimpukan bahwa
data bisa bersifat primer dan juga sekunder. Data primer diperoleh dari hasil
penelitian sedangkan data sekunder sudah tyersedia dan diperoleh berdasarkan
catatan, angka-angka, statistic, referensi atau kepustakaan.
Prinsip-prinsip
pengolahan data dan informasi, menurut F. Rachmadi, dalam bukunya Public
Relations dalam Teori dan Praktik (1994) antara lain:
a.
Data
dan informasi yang terlalu banyak dan waktu yang terbatas akan membuat
manajemen tidak mungkin untuk mempelajarinya.
b.
Data
yang dikumpulkan secara tidak benar, akan menghasilkan informasi yang tidak
benar.
c.
Penyajian
informasi tidak konsisten akan menimbulkan salah penafsiran.
d.
Informasi
yang dihasilkan tidak tepat waktu biasanya kurang bermanfaat hasilnya.
Agar hasil pengolahan data dan perolehan informasi memenuhi
persyaratan untuk keperluan ilmiah, referensi, landasan operasional
organisasi/lembaga lain sebagainya, yaitu:
a.
Syarat
data
Ø Relevan atau berkaitan erat
Ø Benar dan tepat waktu
Ø Lengkap dan tersedia pada waktunya
b.
Syarat
informasi
Ø Benar dalam angka, jumlah dan data
Ø Lengkap dan komplit
Ø Tersedia pada waktunya dan tidak tertinggal dari aktual/factual
Ø Sebagai rteferensi dan nara sumber bersifat terarah, dan
Ø Penyajian yang baik, sehingga tidak menimbulkan interpretasi atau
penafsiran yang kurang tepat.
Implementasi
manajemen komunikasi organisasi di MTs Ma’arif NU 01 Gandrungmangu:
1.
Komunikasi
terjalin dengan baik antara Kepala Madrasah dengan guru dan karyawan.
2.
Komunikasi
dengan pihak luar dilakukan oleh pemangku kepentingan misalnya Kepala Madrasah,
humas, Kesiswaan dan juga guru atau karyawan.
3.
Komunikasi
formal dengan wali murid dilakukan pada saat rapat awal tahun pelajaran dan
rapat wali murid menjelang pelaksanaan ujian.
4.
Model
komunikasi di lingkungan MTs Ma’arif NU 01 Gandrungmnagu mencakup semua model
komunikasi (model rantai, roda, lingkaran, bebas, dan model Y)
KONSEP
DAN FUNGSI MANAJEMEN KOMUNIKASI ORGANISASI
MAKALAH
Disusun Untuk Memenuhi Tugas Terstruktur
Mata Kuliah Manajemen Hubungan Masyarakat
Dosen Pengampu DR. H. M. Najib, M.Ag
Disusun Oleh :
Nama :
Muhamad Nurohim
NIM :
1423402056
Program/Kelas :
MPI/D
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
PASCASARJANA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO
2016